Dokumentenmanagement (DMS) & Compliance
Rechtssicher, digital und effizient. Wir organisieren Ihre Dokumente zentral in einem intelligenten DMS und sorgen gleichzeitig für die Einhaltung aller wichtigen IT-Compliance-Vorgaben, von der DSGVO bis zur GoBD. Schützen Sie Ihr Unternehmen vor Bußgeldern und Datenchaos.
Probleme vs. Tenalco-Lösungen
Typische Probleme
- Rechnungen verschwinden in Ordnern und E-Mails
- Angst vor DSGVO-Verstößen und hohen Bußgeldern
- Keine Übersicht über Löschfristen (Personenbezogene Daten)
- Papierchaos und unsichere Ablageorte
- Keine Revisionssicherheit für die Betriebsprüfung
- Mangelnde Nachweisbarkeit von Zugriffen
Tenalco-Lösungen
- Alle Dokumente zentral in einem rechtssicheren System
- DSGVO-konforme Prozesse & automatische Löschfristen
- Volltextsuche findet jedes Dokument in Sekunden
- Protokollierung aller Zugriffe (Audit-Trail)
- GoBD-konforme Archivierung für Finanzämter
- Sicheres Berechtigungsmanagement (Wer darf was?)
Was ist im Service enthalten?
DMS-Implementierung & Digitalisierung
Wir führen ein führendes Dokumentenmanagementsystem bei Ihnen ein und digitalisieren Ihre Aktenberge. Scanner, Workflows und OCR-Texterkennung sorgen dafür, dass ab Tag 1 alle neuen Dokumente direkt digital und durchsuchbar sind. Schluss mit Papierchaos.
DSGVO-Compliance & Datenschutz
Datenschutz ist Pflicht. Wir konfigurieren Ihr System so, dass personenbezogene Daten (z.B. Bewerbungen, Kundendaten) automatisch mit Löschfristen versehen werden. Zugriffsprotokolle und Verschlüsselung sorgen dafür, dass Sie bei einer Prüfung auf der sicheren Seite sind und Bußgelder vermeiden.
IT-Compliance & GoBD
Erfüllen Sie die Anforderungen der Finanzverwaltung (GoBD) mühelos. Rechnungen und steuerrelevante Belege werden revisionssicher, unveränderbar und langzeitarchiviert. Wir stellen sicher, dass Ihre IT-Prozesse den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
Automatisierte Workflows
Beschleunigen Sie Ihre Prozesse durch digitale Workflows: Rechnungsfreigabe, Urlaubsanträge oder Vertragsmanagement. Das System leitet Aufgaben automatisch an die zuständigen Personen weiter und erinnert an Fristen. Transparenz über jeden Bearbeitungsschritt.
Berechtigungsmanagement & Sicherheit
Nicht jeder darf alles sehen. Wir setzen ein granulares Berechtigungskonzept um: Wer hat Zugriff auf Personalakten? Wer auf Bilanzen? Wir schützen vertrauliche Informationen vor internen und externen Blicken durch rollenbasierte Zugriffsrechte.
Nahtlose Integrationen
Unser DMS ist keine Insel. Wir binden es an Ihre bestehende Software-Landschaft an: DATEV, SAP, Microsoft 365 (Outlook, Teams) und CRM-Systeme. Daten fließen automatisch, Doppeleingaben werden vermieden.
In welchen Paketen verfügbar?
Leistung
Basis-Dokumentenverwaltung
Volltextsuche & OCR
DSGVO-Compliance Check
GoBD-konforme Archivierung
ERP/CRM-Integration
IT-Compliance Audit
Erweiterte Workflow-Automatisierung
Essential
Standard
Premium
Black Pulse
Erfolgsbeispiele
Steuerberatung mit 12 Mitarbeitern
Premium Paket
Vor dem DMS: 4 Aktenordner-Regale voller Mandantenakten, tägliches Suchen verlorener Dokumente. Unsicherheit bei der DSGVO-Umsetzung. Nach der Implementierung: 100% papierlos und rechtssicher. Die Betriebsprüfung verlief reibungslos, alle 10 Jahre Buchhaltungsunterlagen wurden revisionssicher präsentiert. Automatische Löschfristen garantieren Datenschutz.
Arztpraxis mit 6 Mitarbeitern
Black Pulse Paket
Patientenakten wurden vollständig digitalisiert. Das DMS ist an die Praxissoftware angebunden, Befunde werden automatisch archiviert. IT-Compliance ist für die Praxis essentiell: Patientendaten sind besonders geschützt, Zugriffe werden protokolliert und Löschfristen automatisch eingehalten. DSGVO-Sicherheit auf höchstem Niveau.
Bereit für rechtssichere Digitalisierung?
Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Dokumentenverwaltung digitalisieren und Ihre Compliance absichern. Wir analysieren Ihre Prozesse und implementieren eine Lösung, die effizient und gesetzeskonform ist.