Jedes Dokument in Sekunden. Jeder Prozess automatisiert.
DSGVO-konforme, revisionssichere Dokumentenverwaltung mit intelligenter Suche, automatisierten Freigabe-Workflows und digitaler Personalakte. Schluss mit Papierchaos und verlorenen Dateien.
Intelligente Dokumentenablage
Alle Dokumente an einem Ort, Cloud-basiert, von überall erreichbar, mit logischer Ordnerstruktur. Automatische Verschlagwortung sorgt dafür, dass Sie jedes Dokument in Sekunden finden, nicht in Stunden.
Rechte- & Rollenmanagement
Wer darf was sehen, bearbeiten, freigeben? Granulare Berechtigungen auf Ordner-, Dokumenten- und Feldebene. Kein Mitarbeiter hat Zugriff auf Daten, die nicht für ihn bestimmt sind.
Granulare Rechte nur in DMS-Vollversion (BlackPulse). Basis-Rechte in DMS-Lite (Shield Pro).
Workflow-Engine
Automatisierte Freigabeprozesse: Rechnungseingang → Prüfung → Freigabe → Buchung. Urlaubsantrag → Vorgesetzter → HR → Bestätigung. Mit Benachrichtigungen, Eskalationen und vollständigem Audit-Trail.
Nur in DMS-Vollversion (BlackPulse).
Revisionssichere Archivierung
Dokumente werden unveränderbar archiviert, konform mit GoBD, DSGVO and branchenspezifischen Aufbewahrungspflichten. Jede Version, jede Änderung ist nachvollziehbar.
Digitale Personalakte
Arbeitsverträge, Zeugnisse, Bescheinigungen, Krankmeldungen, alles digital, DSGVO-konform, mit rollenbasierten Zugriffsrechten. HR-Abteilung und Mitarbeiter greifen über ein Portal zu.
Nur in BlackPulse.
E-Rechnungs-Anbindung
Seit 2025 verpflichtend für B2B: Eingangs- und Ausgangsrechnungen im ZUGFeRD/XRechnung-Format. Das DMS empfängt, validiert und archiviert E-Rechnungen automatisch.
Nur in BlackPulse.
Zwei Stufen, für unterschiedliche Anforderungen
Funktion
DMS-Lite (Shield Pro)
DMS-Vollversion (BlackPulse)
Cloud-basierte Ablage
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Intelligente Suche
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Versionierung
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Basis-Rechte
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Granulare Rechte & Rollen
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Workflow-Engine
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Digitale Personalakte
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E-Rechnungs-Anbindung
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Revisionssichere Archivierung (GoBD)
Basis
Erweitert
Integration mit KI-Modulen
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Warum ein DMS 2026 nicht optional ist
Die gesetzlichen Anforderungen an digitale Dokumentenverwaltung verschärfen sich kontinuierlich. Seit 2025 ist die E-Rechnungspflicht für B2B-Transaktionen in Kraft. GoBD verlangt revisionssichere Archivierung. Die DSGVO fordert nachweisbare Löschkonzepte und Zugriffskontrollen. Ein professionelles DMS ist kein Luxus, es ist Pflicht.
DSGVO
Personenbezogene Daten schützen, Zugriff dokumentieren, Löschfristen einhalten
Rollenbasierte Rechte, automatische Löschroutinen, Audit-Trail
GoBD
Digitale Belege revisionssicher archivieren
Unveränderbare Speicherung, Versionierung, Zeitstempel
E-Rechnungspflicht
B2B-Rechnungen digital empfangen und archivieren
ZUGFeRD/XRechnung-Import, Validierung, automatische Ablage
Weitere KI-Module entdecken
KI-Recruiting & Content-Engine
Automatisierte Stellenausschreibungen und Content-Erstellung.
Häufige Fragen
Kann ich meine bestehenden Dokumente importieren?
Ja, wir unterstützen den Massenimport bestehender Dateien sowie die Migration aus alten Systemen. Ihr Team kann nahtlos dort weiterarbeiten, wo es aufgehört hat.
Wie sicher sind die Daten in der Cloud?
Höchste Sicherheit: Verarbeitung in nach ISO 27001 zertifizierten deutschen Rechenzentren, AES-verschlüsselte Speicherung und TLS-geschützte Übertragung für maximalen Schutz.
Was kostet DMS-Lite als Teil von Shield Pro?
DMS-Lite ist fester Bestandteil des Shield Pro Pakets und verursacht keine zusätzlichen monatlichen Kosten für die Basisfunktionen der Ablage und Suche.
Brauche ich die Vollversion, oder reicht DMS-Lite?
DMS-Lite ist ideal für die reine Ablage und Suche. Wer automatisierte Workflows (z.B. Rechnungsfreigabe) oder granulare Zugriffskontrollen benötigt, sollte die Vollversion wählen.
Wie lange dauert die Einführung eines DMS?
DMS-Lite ist sofort einsatzbereit. Die Einführung der Vollversion inkl. Workflow-Konfiguration dauert in der Regel 2 bis 4 Wochen.
Wie viel Zeit verlieren Sie täglich mit der Dokumentensuche?
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